„Wir alle beobachten eine starke Zunahme von dezentralisierten klinischen Studien." Annika Schuett und Carolina Martins im Mitarbeiter-Interview (Teil 1)

Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie haben Hausbesuche in der klinischen Forschung an Bedeutung gewonnen. emovis Homecare Visits (HCV) bietet diese seit 2012 im Rahmen von klinischen Studien an und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung effektiver Ansätze für dezentralisierte klinische Studien.

Pünktlich zum 10-jährigen Jubiläum von HCV haben wir Annika Schuett, Direktorin der Abteilung, und Carolina Martins, Homecare Trial Project Manager, zum Gespräch gebeten. In Teil 1 unseres Interviews erfahren Sie unter anderem, welchen Werdegang Frau Schuett und Frau Martins durchlaufen haben, wie die beiden ihre Work-Life-Balance aufrechterhalten und inwiefern sich die HCV-Abteilung in den letzten Jahren weiterentwickelt hat.

Wann und wie seid ihr zu emovis gekommen? Was habt ihr vorher gemacht?

Annika: Bevor ich 2020 bei emovis anfing, war ich Project Director im Gesundheitswesen bei einem Marktforschungsunternehmen. Dort leitete ich ein Team, das Studien für pharmazeutische Kund*innen organisierte. Nach einer Weile verspürte ich das Bedürfnis nach Veränderung, also beschloss ich, zu kündigen und etwas Neues zu suchen. Den Job bei emovis habe ich zufällig in den Stellenanzeigen entdeckt: Obwohl es sich um einen völlig anderen Bereich handelt, hatte ich das Gefühl, dass meine Fähigkeiten gut zu der Stelle und dem Unternehmen passen würden.

Carolina: Ich habe in Portugal Krankenpflege studiert und bin 2015, nach meinem Abschluss, aus persönlichen Gründen nach Berlin gezogen. Ich begann am Empfang zu arbeiten, während ich Deutsch lernte, aber da klinische Forschung Teil meines Studiums war, wollte ich immer in diesem Bereich tätig werden. Dann bin ich online auf emovis gestoßen. Ich habe direkt Kontakt aufgenommen, dann aber einen Rückzieher gemacht, weil ich dachte, dass meine Deutschkenntnisse nicht ausreichen würden. Tja, falsch gedacht: Ich wurde zum Vorstellungsgespräch und zur Besichtigung des Studienstandortes eingeladen und habe die Stelle bekommen.

Du bist jetzt seit fünf Jahren bei emovis, davon zweieinhalb Jahre in der Abteilung Homecare Visits, Carolina. Du hast dort als Equipment Manager angefangen. Vor welchen Herausforderungen standen du und das Team damals und wie hat sich die Abteilung seitdem entwickelt?

Carolina: Wie du schon sagst, bin ich jetzt seit fünf Jahren bei emovis. Ich habe im Labor des Studienzentrums als Study Nurse angefangen und hatte direkten Kontakt mit den Patient*innen. Damals habe ich auch einige Studien zusammen mit meinen Laborkolleg*innen koordiniert. Ende 2019 erhielt ich das Angebot, zu HCV zu wechseln und als Equipment Manager zu arbeiten, weil ich die nötigen Sprachkenntnisse und das Wissen über die Studiengeräte mitbrachte – ein Angebot, das ich gerne annahm. Kurz darauf traf uns die Pandemie. Das war eine Herausforderung, denn ich war erst seit sechs Monaten in der Abteilung und musste mich noch einarbeiten und versuchen, meinen eigenen Arbeitsablauf zu entwickeln. Mit der Unterstützung meiner Kolleg*innen hatte ich jedoch die Möglichkeit, meine Fähigkeiten auszubauen und als Mitglied des Teams zu wachsen. Ich versuche immer, das Glas als halbvoll anzusehen und alles als Chance zum Lernen zu nutzen. Die Abteilung wuchs, als mehr und mehr Studien die Möglichkeit von Hausbesuchen aufgrund von COVID-19 einschlossen. Ich wechselte auch die Position, und zwar zum Homecare Trial Coordinator, wodurch ich zusätzlich zur Perspektive der Studienzentren auch die der Hausbesuche einnehmen konnte, und etwa anderthalb Jahre später wurde ich Projektmanagerin.

Was ist das Wichtigste/Herausforderndste an deinem derzeitigen Job als Homecare Trial Project Manager, Carolina?

Carolina: Die Herausforderungen für mich als Projektmanagerin variieren von Tag zu Tag, so dass es nie langweilig wird. Der wichtigste Aspekt meiner Arbeit ist die Kommunikation: Ich spreche mit vielen Menschen, sowohl intern mit meinem Team als auch extern mit Kund*innen, Zentrallaboren und Sponsor*innen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind. Denn wenn es an der Kommunikation mangelt, besteht die Gefahr, dass wichtige Details verloren gehen, was dann früher oder später zu Problemen führt. Das möchte ich um jeden Preis vermeiden.

Annika: Carolina ist eine große Bereicherung für uns. Aufgrund der verschiedenen Positionen, die sie innehatte, kann sie unterschiedliche Perspektiven einnehmen und die Herausforderungen ihrer Teammitglieder verstehen. So kann sie dazu beitragen, Prozesse voranzutreiben, während wir als Unternehmen wachsen und an unseren Strukturen und einigen internen Veränderungen arbeiten können.

Carolina: Durch die Arbeit im Studienzentrum habe ich einen besseren Einblick in die Prozesse und Strukturen bekommen, was mir als Projektmanagerin im HCV-Kontext hilft. Ich versuche auch, dies mit meinen Kolleg*innen, den Homecare Trial Coordinators, zu teilen, wenn sie mit einer neuen Situation in einem Zentrum konfrontiert werden oder Fragen zu den Prozessen haben.

Was gelingt dir in deinem Job besonders gut, Carolina?

Carolina: Ich bin besonders gut darin, in stressigen und komplexen Situationen die Ruhe zu bewahren. Privat bin ich ein sehr emotionaler Mensch, aber in meinem Arbeitsalltag achte ich darauf, einen kühlen Kopf zu behalten. Deshalb gehe ich sehr analytisch vor: Ich sammle alle relevanten Fakten, analysiere sie im Detail und finde auf dieser Basis die bestmögliche Lösung für unsere Kund*innen.

Annika: Gut, dass du das sagst, denn es ist absolut wahr!

Carolina: Vielen Dank, dass du das auch so siehst! Was in der Theorie ganz einfach klingt, ist in der Praxis manchmal gar nicht so leicht umzusetzen. Aber meine Kolleg*innen und ich tun alles, was wir können, um einen reibungslosen Ablauf der Studien zu gewährleisten.

Was tut ihr, um ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu schaffen?

Annika: Ich denke, alle in meinem Team kennen die Antwort darauf. Ich versuche, und unsere Geschäftsführerin unterstützt das glücklicherweise, meine Arbeit um mein Privatleben herum zu planen – und nicht andersherum. Natürlich klappt das manchmal gut und manchmal nicht, aber ich habe immer viel vor: Ich reise viel und ich gehe gerne auf Konzerte. Und wenn ich diese Dinge im Voraus plane, versuche ich wirklich, mich daran zu halten. Wenn ich Karten für ein Konzert habe, gehe ich hin – und das bedeutet auch, dass ich irgendwann aufhören muss zu arbeiten, obwohl wir alle so viele Aufgaben haben, dass wir Tag und Nacht durcharbeiten könnten. Aber es gibt mir sozusagen einen Grund, den Stift wegzulegen und mein Leben außerhalb der Arbeit zu leben. Dieser Job ermöglicht es mir, Beruf und Privatleben zu verbinden. Ich kann überall arbeiten, was auch eine große Herausforderung sein kann, denn oft kommt man in Versuchung, auch abends in der Freizeit seine E-Mails zu checken. Der Job gibt mir so viel Flexibilität, dass ich mich mitten am Tag mit jemandem zum Mittagessen treffen und sozusagen individuell planen kann. Und ich achte wirklich darauf, dass ich immer die nächste Reise geplant habe. Das habe ich auch schon bei meinem alten Job gemacht. Der Tapetenwechsel ist für mich sehr wichtig.

Carolina: Sobald ich frei habe, gebe ich mein Bestes, um nichts für die Arbeit zu tun, denn, wie Annika schon sagte, kommt man abends in Versuchung, seine E-Mails zu checken. Da die meisten unserer Kund*innen in den USA ansässig sind, kommen die E-Mails meistens am Nachmittag, so dass es verlockend sein kann, sie zu lesen und sich auf das vorzubereiten, was wir am nächsten Tag tun müssen. Wie Annika schätze auch ich die Tatsache, dass wir aus der Ferne arbeiten können. Das ist etwas, das ich nicht ändern würde und das für mich nicht verhandelbar ist, auch wenn ich nicht annähernd so viel reise wie Annika. Es ist in Ordnung, wenn ich tagsüber eine längere Pause einlege, um etwa zu Mittag zu essen oder ins Fitnessstudio zu gehen. Und auch für meine Arbeit ist es sehr hilfreich, zwischendurch Pausen zu machen, denn dann finde ich oft die Antworten, die ich suche. Außerdem genieße ich es natürlich immer, Zeit mit meinen Freund*innen zu verbringen und zukünftige Reisen zu planen.

Die Abteilung Homecare Visits feiert jetzt ihr 10-jähriges Jubiläum. Worauf seid ihr besonders stolz?

Carolina: Darauf, wie sehr die Abteilung und das Team gewachsen sind. Nicht nur in dem Sinne, dass viele neue Mitarbeitenden hinzugekommen sind, sondern wir haben auch viele unserer Prozesse und Arbeitsweisen verbessert, in der Hoffnung, den Patient*innen und Kund*innen das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Ich bin sehr stolz darauf, dass ich zu einigen dieser Prozesse beitragen konnte.

Annika: Dem stimme ich zu: Darin bestand von Beginn an mein Hauptaugenmerk und wir haben gemeinsam an diesen Prozessen gearbeitet. Das war notwendig, weil zum einen die Abteilung sehr gewachsen ist und wir zum anderen die schnell wechselnde Ressourcenlage in den Griff bekommen wollten. Aber das gilt für Studien im Allgemeinen und nicht speziell während der Pandemie. In bestimmten Phasen gibt es sehr viel Arbeit, und man muss herausfinden, wie man das mit den vorhandenen Ressourcen bewältigen kann. Aber ich denke, wir sind jetzt in einer wirklich guten Position, und wir haben allein im letzten Jahr einen weiten Weg zurückgelegt.

Angefangen hat alles mit der früheren HCV-Direktorin, die die Prozessoptimierung vorangetrieben hat, aber wir haben uns im letzten Jahr wirklich intensiv damit beschäftigt. Man kann die mit dieser Struktur einhergehenden Veränderungen jetzt sehen: wie sich die Arbeit verbessert und die Teammitglieder mehr Selbstvertrauen gewinnen. Die Mitarbeitenden können in den Prozessleitfäden nachsehen und sich an jemanden wenden, wenn Probleme auftauchen. Das bin nicht immer ich als Direktorin: Durch die Project Manager haben sie nun jemanden, der an ihrer Studie beteiligt ist und sie auf operativer Ebene unterstützen kann. Und wenn die Project Manager Unterstützung brauchen oder sich nicht sicher sind, wie sie etwas lösen sollen, kommen sie zu mir. Darauf bin ich stolz: dass wir eine so offene und ehrliche Kommunikation innerhalb des Teams haben, dass alle sich frei fühlen, sich an jemanden zu wenden. Ich denke, wir haben es geschafft, diese offene Kommunikation und das unterstützende Umfeld aufrechtzuerhalten, obwohl sich, wie gesagt, die Größe des Teams in meinem ersten Jahr bei emovis mehr als verdoppelt hat. Ich denke, das ist sehr lobenswert und spricht für alle im Team.

Liebe Lesenden, wir danken Ihnen für Ihr Interesse und hoffen, Sie hatten Spaß beim Lesen des ersten Teils unseres Interviews. Hier gelangen Sie zu Teil 2 unseres Gesprächs: Darin erfahren Sie unter anderem, welche Erkenntnisse Frau Schuett und Frau Martins während ihrer bisherigen Zeit bei emovis gewonnen haben, welchen Herausforderungen sic

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