„Auch wenn ich schon in vielen Studien und mit zahlreichen Indikationen gearbeitet habe, lerne ich jeden Tag etwas Neues dazu.“: Dr. Hella Mühlbauer im Mitarbeiter-Interview

Vor einiger Zeit stellten wir Ihnen Dr. Liliana Borsellino und ihre Rolle und Erfahrungen als Customer Relationship Managerin vor. Nun erzählt uns Dr. Hella Mühlbauer, die zweite im Team Business Development, etwas über ihre Position und ihre Erfahrungen als Account Managerin. Darin verantwortet sie seit Anfang des Jahres den Feasibility-Prozess, welcher eine zentrale Rolle bei der Gewinnung neuer Projekte für das Unternehmen einnimmt. Im Interview erklärt Hella, welche Aufgaben damit einhergehen und was für Herausforderungen ihr dabei im Alltag begegnen. Außerdem verrät sie, wie sie es schafft ihre Work-Life-Balance einzuhalten.  

Wann und wie bist du zu emovis gekommen? Was hast du davor gemacht?

Ich bin seit Januar 2022 bei emovis im Team Business Development für die Feasibilities zuständig.  Tatsächlich hat mich eine ehemalige Vorgesetzte empfohlen, da sie meinte, ich würde gut zu emovis passen und sie wusste auch, dass ich schon vor 20 Jahren als Monitorin bei emovis so gerne Studien betreut habe.
Davor habe ich 20 Jahre bei einem der größten internationalen Auftragsforschungsinstitute (CRO - Clinical Research Organisation) gearbeitet und danach fünfeinhalb Jahre in einer kleineren Firma, die auch als Bindeglied zwischen Pharmaindustrie und Studienzentren fungierte.  Ich kenne also die klinische Forschung jetzt schon sehr lange, aber immer eher aus dem Blickwinkel einer CRO oder eines Pharmaunternehmens. Ich habe als klinische Monitorin in Studienzentren Studien betreut und habe auch kurz als Projektmanagerin gearbeitet und in weltweiten Studien die Berichte der Monitore auf Qualität überprüft. Ich arbeitete als Studienkoordinatorin und betreute für einen Großkunden den elektronischen Trial Master File (TMF) - also die digitale Ablage aller essenziellen Studiendokumente nach streng definierten Regeln. Im Bereich Patientenrekrutierung und Retention habe ich mich darum gekümmert, welche Patientenmaterialien für die Studien vom Studienteam gewünscht werden und habe diese dann organisiert und mich bis zum Druckauftrag darum gekümmert.

Wie helfen dir deine bisherigen Erfahrungen bei deiner jetzigen Arbeit?

Ein grundlegendes Verständnis, wie klinische Studien funktionieren, ist natürlich sehr hilfreich und auch wenn ich schon in vielen Studien und mit zahlreichen Indikationen gearbeitet habe, lerne ich jeden Tag etwas Neues dazu. Jetzt geht es schließlich um den Feasibility-Prozess, bei dem es jedes Mal um eine andere Indikation und um ein anderes Studiendesign geht. Es ist sehr interessant, die tatsächliche Studiendurchführung einmal von der Seite eines Studienzentrums kennenzulernen.

Nun bist du bei emovis für den Feasibility-Prozess verantwortlich – was genau bedeutet Feasibility und wofür steht das?

Eine Feasibility zu bearbeiten heißt so viel wie zu beurteilen, ob eine Studie oder ein Projekt für das Studienzentrum oder für einen unserer anderen Services wie der Bereich Homecare Visits oder die Patient Access Group geeignet ist. Konkret für das Studienzentrum bedeutet das, dass ich vorerst prüfe, ob wir in dieser Indikation schon Studien durchgeführt haben und ob wir ausreichend Patient*innen rekrutieren konnten. Außerdem schaue ich, ob wir die entsprechenden Ärzt*innen und die Erfahrung haben, um die entsprechende Studie durchzuführen. Dann frage ich meine Kolleg*innen, wie viele mögliche Patient*innen wir in unserer großen Patientendatenbank haben, die wir für die Teilnahme an einer weiteren Studie anfragen können. Und natürlich beurteilt die Direktorin des Studienzentrums Ninon Armbrust zuletzt auch, ob wir zur geplanten Zeit für die gesamte Durchführung genügend Kapazitäten und Personal haben.  

Kannst du bitte erzählen, wie ein Feasibility-Prozess abläuft und einen vorstellen?

Entweder suche ich in verschiedenen Portalen, auf denen Studien gelistet sind, nach geeigneten Projekten und meine Kollegin Dr. Liliana Borsellino stellt dann den Kontakt zum/r Auftraggeber*in her, oder wir erhalten direkte Anfragen zu speziellen Projekten. Die meisten Anfragen kommen von CROs.
Meine Kollegin Dr. Liliana Borsellino ist für die allgemeinen Kundenkontakte zuständig und ich bin dann die Ansprechpartnerin, wenn es um ein konkretes Projekt geht. Dann füllt man einen Fragebogen aus, mit Hilfe dessen die allgemeinen Informationen zum Studienzentrum abgefragt werden - zum Beispiel zu den Prüfärzt*innen, zur Erfahrung des Personals oder zur Ausstattung. Außerdem muss ich auch eine Abschätzung geben, wie viele Patient*innen wir mit der entsprechenden Krankheit in welchem Zeitraum in die Studie aufnehmen können und auch welche Werbematerialien wir für die Rekrutierung benutzen würden. Hier können wir immer auf das eigene Patient Recruitment-Team verweisen, welches seit vielen Jahren sehr erfolgreich mit maßgeschneiderten Werbematerialien und Kampagnen in kurzer Zeit viele Patient*innen auf unsere Studien aufmerksam macht. Diese Aufgabe nimmt sehr viel Zeit in Anspruch: Von der Vertragsabwicklung über die Erstellung der Texte für die Werbekampagnen und der anschließenden Einreichung bei der Ethikkommission sind viele Schritte notwendig, bis das erste Screening der Patient*innen beginnen kann.

Wenn die Auftraggeber*innen dann aufgrund unserer Angaben auf dem Fragebogen entscheiden, dass wir für die Durchführung der Studie qualifiziert sind, findet bei uns im Studienzentrum oder virtuell ein sogenannter Qualifikations- oder auch Selektionsbesuch statt. Dieser wird gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen des Studienzentrums, den entsprechenden Ärzt*innen und Projektmanager*innen und/oder der Leiterin des Studienzentrums durchgeführt. Hierbei werden Details der Studie besprochen und ca. 6 Wochen später entscheiden die Auftraggeber*innen, ob wir an der Studie teilnehmen können. Wenn wir selektiert wurden, beginnt die Vertragsent- und abwicklung. Die benötigten Unterlagen werden von den entsprechenden Ärzt*innen (z.B. Lebensläufe, Trainingszertifikate, Liste der Studienerfahrung und allgemeine Informationen über das Studienzentrum) gesammelt an das CRO oder an die Auftraggeber*innen weitergeleitet.  Anschließend werden die gesamten Unterlagen zur Studie bei der Ethikkommission eingereicht. Wenn wir dann das positive Votum der Ethikkommission erhalten haben, kann ein Initiierungsbesuch stattfinden, die Werbekampagnen können starten und wenn die Medikation und alle Materialien bei uns vorliegen, kann die Aufnahme der Patient*innen beginnen. Es ist schwierig, einen konkreten Feasibility-Prozess beispielhaft darzustellen, das würde zu lange dauern. Das Prinzip ist aber überall gleich, nur die Anzahl der Fragen kann sehr unterschiedlich sein.

Worin liegen da die größten Herausforderungen und worauf muss besonders geachtet werden?

Die größte Herausforderung ist es, die in der Studie untersuchte Krankheit richtig zu verstehen und dann einzuschätzen, wie viele Patient*innen es in Berlin gibt, die in diese Studie passen könnten und wie hoch deren Bereitschaft für eine Teilnahme ist.  Hier werde ich von unseren Ärzt*innen und von der Direktorin des Studienzentrums sehr gut unterstützt. Außerdem ist es wichtig vorab zu prüfen, ob wir ggf. Fachärzt*innen/Spezialist*innen von extern vertraglich einbinden müssen, ob die geforderten Untersuchungsmethoden überhaupt von uns durchgeführt werden können oder ob diese von anderen Institutionen gemacht werden müssen (z.B. Röntgen, MRT).

Beschreibe deinen Job: Wie sieht ein „typischer“ Arbeitsalltag aus?

Ich fange meistens sehr früh an zu arbeiten und schaue zuerst in unser gemeinsames E-Mail-Postfach, auf das wir alle im Team Business Development inkl. unsere Geschäftsführerin Dr. med. Bettina Bergtholdt Zugriff haben. Hierbei ist wichtig, dass immer jemand von uns da ist, um spätestens nach 3 Tagen auf etwaige Kundenanfragen zu reagieren.  Ich bearbeite auch die Anfragen für Projekte aus dem Bereich Homecare Visits, bei dem wir in 16 europäischen Ländern Hausbesuchskräfte zu den Patient*innen nach Hause schicken, um einige Studienbesuche dort durchzuführen. Das kommt vor allem dann vor, wenn Patient*innen eine sehr seltene Krankheit haben und/oder das Studienzentrum zu weit von ihrem Wohnort entfernt ist. So erhalten vor allem auch schwer kranke Patient*innen die Möglichkeit an neuen wissenschaftlichen Studien teilzunehmen.
Bei einer Anfrage prüfe ich, ob wir in den angefragten Ländern unseren Service anbieten und ob die geforderten Aktivitäten von Krankenpfleger*innen durchgeführt werden können oder ob es z.B. spezieller Kinderkrankenpfleger*innen oder sogar Ärzt*innen bedarf. Wenn diese und weitere eventuell aufkommende Fragen geklärt sind, kann unsere Budget-Abteilung entweder einen Kostenvoranschlag erstellen oder den vom/von der Aufraggeber*in prüfen. Sollte dann nach Vertragsabschluss ein Studienzentrum einen Hausbesuch bei einer/m Patient*in in Auftrag geben, kümmert sich unsere HR-Abteilung darum und prüft, ob es in unserem Pool an Personal bereits eine Hausbesuchskraft mit der angeforderten Erfahrung gibt, die in der Nähe des/der Patient*in wohnt und ob sie den/die Patient*in in dem entsprechenden Zeitraum der Studie auch betreuen kann. Wir bekommen über unser gemeinsames E-Mail-Postfach auch Anfragen von potenziellen Studienteilnehmer*innen, die um Rückruf oder Informationen bitten. Diese beantworten wir dann selbst oder leiten sie an unsere Kolleg*innen vom Patiententelefon weiter. Zudem erhalten wir über das E-Mail-Postfach natürlich auch die vorhin erklärten Feasibility-Anfragen für unser Studienzentrum. Darüber hinaus stellen meine Kollegin und ich regelmäßig in Meetings das Team vom Business Development bei Sponsoren als auch bei Auftragsforschungsinstituten vor und versuchen, neue interessante Projekte für eine unserer verschiedenen Services zu gewinnen.
Ich bin außerdem im ständigen Kontakt mit den anderen Abteilungen, weil ich z.B. den Input für meine Beurteilungen benötige und die entsprechenden Kolleg*innen auch Kostenvoranschläge für unsere Kund*innen erstellen müssen. Da sich alle Abteilungen gegenseitig sehr gut unterstützen und stets Hand in Hand arbeiten, macht die Arbeit großen Spaß.

Was gelingt dir in deinem Job besonders gut? Worauf bist du besonders stolz?

Meine offene und kommunikative Art hilft mir dabei, schnell Kontakt zu potenziellen Kund*innen herzustellen und fördert eine gute Zusammenarbeit im Team.  Auch das Erstellen von übersichtlichen Listen gehört zu meinen Stärken und hilft nicht nur mir, sondern auch vielen meiner Kolleg*innen.  Ich versuche alles, was ich mir erarbeite, so zu dokumentieren, dass ich immer wieder schnell darauf zugreifen kann und ich keine Zeit für eine erneute Recherche brauche. So erstelle ich für jede Indikation eine Informationsseite mit den wichtigsten, relevanten Daten – wie zum Beispiel eine Übersicht über die Krankheit, die Symptome und die Häufigkeit des Auftretens in Deutschland (und dann geschätzt auf Berlin), über die Therapiemöglichkeiten, und über die Medikamente, die für diese Krankheit bereits auf dem Markt sind.  Demnach lerne ich jeden Tag sehr viel über neue Krankheiten und das ist wirklich sehr interessant. In meinen fast 30 Jahren Erfahrung habe ich Erkrankungen kennengelernt, von denen ich niemals gedacht hätte, dass es sie gibt. Darunter sehr tragische, bei welchen auch viele Kinder betroffen sind. In solchen Momenten bin ich sehr froh, dass ich und meine Familie gesund sind und dass emovis mit dem Bereitstellen zahlreicher Studien und dem Service Homecare Visits kranken Menschen helfen kann.

Was antwortest du, wenn dich fremde Personen nach deinem Job fragen?

Ich antworte, dass ich in einem Studienzentrum arbeite, das klinische Forschung rund um Berlin betreibt. Dabei vereinen wir Studien- und Prüfzentrum in einem und bieten außerdem noch viele weitere Dienstleistungen rund um klinische Studien an.
In diesem Kontext bin ich dafür zuständig, geeignete Projekte für unsere verschiedenen Services zu finden. Gerne erwähne ich auch, dass alle meine Kolleg*innen unheimlich nett sind und wir ein großartiges Team sind.

Welche Erkenntnisse – berufliche und persönliche – hast du in deiner bisherigen Zeit bei emovis und insbesondere als Account Managerin gewonnen?

Berufliche Erkenntnisse habe ich vor allem darin gewonnen die einzelnen Studien und ihre Umsetzung in der Praxis, als auch die gesamte Logistik dahinter kennenzulernen. Es hat mich sehr beeindruckt, dass wir zum Beispiel im Rahmen einer Studie hunderte Patient*innen in sehr kurzer Zeit gegen Tetanus, Diphtherie, Pertussis und Poliomyelitis (Tdap-IPV) impfen konnten.
Persönlich habe ich in meinem beruflichen Leben selten so ein angenehmes und freundliches Betriebsklima untereinander und insbesondere auch zur Leitungsebene erlebt.

Was tust du, um die Work-Life-Balance zu halten?

Ich fange wie gesagt, möglichst früh an zu arbeiten, damit ich noch genug Freizeit am Nachmittag habe. Ich versuche so gut es geht, die Arbeitszeiten einzuhalten und durch regelmäßige Dokumentation auch einen Überblick darüber zu behalten.  Außerdem habe ich viele Hobbys, wie das Fotografieren, das Singen im Chor, die Gartenarbeit und auch das Backen, denen ich nach meiner Arbeit nachgehe.

Was möchtest du unseren Leser*innen zum Schluss noch erzählen?

Gerne möchte ich noch etwas zu meinem Ausgleich erzählen, denn diesen finde ich vor allem in meiner Freizeit mit meiner Nebentätigkeit als Fotografin. Ich fotografiere seitdem ich 16 Jahre alt bin, und bei meinen Freund*innen hängen zahlreiche Bilder von ihnen und ihren Familien, die ich geschossen habe. Seit 2014 bin ich damit selbstständig und fotografiere u.a. unterschiedliche Events wie Konfirmationen, Familienfeiern, Hochzeiten, mache aber auch Neugeborenen- oder Familien-Shootings und vieles mehr. Ich fotografiere einfach für mein Leben gerne und das positive Feedback meiner Kund*innen macht mich wirklich glücklich.  

Liebe Lesenden, wir danken Ihnen für Ihr Interesse und hoffen, Sie hatten Spaß beim Lesen unseres Interviews mit Dr. Hella Mühlbauer. Auf unserem Blog finden Sie einige weitere spannende Interviews mit emovis-Mitarbeitenden: So haben wir unter anderem mit Annika Schuett und Carolina Martins von Homecare Visits über das 10-jährige Jubiläum der Abteilung und die Zukunft von dezentralisierten klinischen Studien gesprochen (Teil 1 und Teil 2 des Interviews).

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